Ιανουάριος. Το κινητό χτυπά δύο φορές την ημέρα αντί για είκοσι. Το τετράδιο των κρατήσεων είναι στο συρτάρι, με λεκέδες από καφέ και τρεις διαφορετικούς στυλό στο ίδιο Σαββατοκύριακο του Αυγούστου.
Ο χειμώνας είναι η μόνη εποχή που ο ιδιοκτήτης ενοικιαζόμενων έχει χρόνο να σκεφτεί πώς δουλεύει, και όχι μόνο να δουλεύει. Είναι και η καλύτερη στιγμή για να κόψει κάποιες συνήθειες, όπως οι αποφάσεις της Πρωτοχρονιάς. Μόνο που αυτές κρατάνε περισσότερο από το γυμναστήριο, ειδικά όταν τη δουλειά τους την αναλαμβάνουν αυτοματισμοί.
1. Το τετράδιο κρατήσεων
Η συνήθεια: κάθε κράτηση γράφεται με το χέρι. Booking.com, Airbnb, τηλέφωνο, όλα σε ένα τετράδιο που ξέρετε μόνο εσείς να διαβάζετε. Τον Αύγουστο κάποια σελίδα έχει τρεις μουτζούρες και ένα βέλος που λέει «βλ. πίσω».
Γιατί τον χειμώνα: γιατί η αλλαγή θέλει δύο ήσυχες εβδομάδες, όχι δύο ήσυχες ώρες ανάμεσα σε αφίξεις. Τον Ιανουάριο οι μελλοντικές κρατήσεις είναι λίγες και περνιούνται εύκολα στο νέο ημερολόγιο. Το στήσιμο το κάνουμε εμείς, και έχετε όλο τον χειμώνα να συνηθίσετε την οθόνη πριν έρθει ο πρώτος επισκέπτης.
Μια ειλικρινή σύγκριση της καθημερινότητας με και χωρίς τετράδιο θα βρείτε στο άρθρο Δύο τρόποι να τρέξεις ένα ξενοδοχείο.
2. Το ίδιο μήνυμα, γραμμένο 200 φορές
Η συνήθεια: «Καλησπέρα, σας επιβεβαιώνουμε την κράτηση...» «Για να έρθετε, μετά το βενζινάδικο στρίβετε δεξιά...» «Σας ευχαριστούμε για τη διαμονή...» Κάθε κράτηση, τα ίδια κείμενα, πληκτρολογημένα ή αντιγραμμένα από το προηγούμενο μήνυμα, με τον κίνδυνο να μείνει το όνομα του προηγούμενου επισκέπτη.
Τι κάνετε τον χειμώνα: γράφετε τα κείμενα μία φορά, με την ησυχία σας. Επιβεβαίωση, οδηγίες, πληροφορίες check-in, ευχαριστώ και αίτημα κριτικής, στα ελληνικά και στις γλώσσες που χρειάζεστε. Μετά τα δένετε σε αυτοματισμούς του Bookmatrix.com: με την επιβεβαίωση φεύγει το πρώτο, τρεις μέρες πριν την άφιξη οι οδηγίες, την επόμενη μέρα της αναχώρησης το ευχαριστώ. Το όνομα, οι ημερομηνίες και το υπόλοιπο μπαίνουν μόνα τους από την κράτηση. Κάθε κανόνας δείχνει πότε έτρεξε τελευταία φορά και αν πέτυχε.
Ο χειμώνας έχει και ένα ακόμα πλεονέκτημα εδώ: μπορείτε να ζητήσετε από κάποιον που μιλά γερμανικά ή πολωνικά να διαβάσει τα πρότυπα. Τον Ιούλιο δεν θα το κάνατε ποτέ.
3. Το «θα το θυμηθώ»
Η συνήθεια: το διαμέρισμα 3 φεύγει αύριο, άρα η καθαρίστρια πρέπει να έρθει στις 11. Η βρύση στο 5 στάζει, θα το πω στον υδραυλικό. Ο επισκέπτης του 2 ζήτησε βρεφικό κρεβάτι. Όλα στο κεφάλι, κανένα σε χαρτί. Τις περισσότερες φορές το θυμάστε. Τον Αύγουστο, όχι πάντα.
Τι κάνετε τον χειμώνα: μεταφέρετε τη μνήμη στο σύστημα. Ένας αυτοματισμός δημιουργεί την εργασία καθαρισμού με κάθε αναχώρηση και την αναθέτει στην καθαρίστρια, που τη βλέπει στο κινητό της. Οι βλάβες και τα αιτήματα γίνονται tickets με δωμάτιο, υπεύθυνο και προτεραιότητα, και μένουν ανοιχτά μέχρι να κλείσουν. Το κεφάλι σας μένει ελεύθερο για πράγματα που δεν γράφονται σε λίστες.
4. Το κινητό στο κομοδίνο
Η συνήθεια: 01:30, ένα μήνυμα: «Τι ώρα είναι το check-in;» Το διαβάζετε. Απαντάτε, γιατί αλλιώς δεν θα κοιμηθείτε. Ο επισκέπτης γράφει «ευχαριστώ» στις 01:34 και εσείς είστε πια ξύπνιοι.
Τι κάνετε τον χειμώνα: δύο πράγματα. Πρώτα, φροντίζετε οι συχνές απαντήσεις να έχουν φτάσει πριν γίνει η ερώτηση, με τα αυτόματα email της συνήθειας 2. Πολλά από τα μηνύματα της νύχτας δεν θα έρθουν ποτέ. Δεύτερο, αν θέλετε να πάτε ένα βήμα παραπέρα, με το Bookmatrix.com PRO ένας AI agent απαντά στις ερωτήσεις ρουτίνας στη γλώσσα του επισκέπτη. Ό,τι δεν ξέρει, δεν το μαντεύει: το αφήνει για εσάς, για το πρωί.
Και κάτι που δεν χρειάζεται λογισμικό: αποφασίστε μια ώρα μετά την οποία δεν απαντάτε σε τίποτα που δεν είναι επείγον. Γράψτε το στις οδηγίες άφιξης, μαζί με ένα τηλέφωνο για τα πραγματικά επείγοντα. Οι επισκέπτες το σέβονται περισσότερο από όσο φανταζόμαστε.
Γιατί όχι τον Μάιο;
Γιατί τον Μάιο θα έχετε ήδη τις πρώτες αφίξεις, βλάβες από τον χειμώνα και τιμές που δεν έχετε ανεβάσει ακόμα. Οι συνήθειες κόβονται όταν έχετε χρόνο να στήσετε την καινούργια διαδικασία και να τη δοκιμάσετε με την ησυχία σας. Αυτός ο χρόνος είναι τώρα.
Θέλετε να κόψετε το τετράδιο φέτος τον χειμώνα; Ξεκινήστε το δωρεάν demo 14 ημερών με τα δικά σας δωμάτια στο bookmatrix.com/demo, χωρίς κάρτα. Ή αφήστε τα στοιχεία σας στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Μπορείτε και να μας πάρετε τηλέφωνο στο +30 2351 151525.