Τρίτη μεσημέρι, Ιούνιος. Μια οικογένεια κλείνει στο Airbnb το δωμάτιο 4 για τέλη Ιουλίου. Είκοσι λεπτά μετά, ένα ζευγάρι από τη Γερμανία βλέπει το ίδιο δωμάτιο ελεύθερο στο Booking.com και το κλείνει. Εσείς το μαθαίνετε το βράδυ, όταν ανοίγετε τα email.
Αυτό ακριβώς το σενάριο λύνει ο συγχρονισμός. Αλλά «συγχρονισμός» σημαίνει διαφορετικά πράγματα σε κάθε πρόγραμμα. Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε τι ακριβώς ταξιδεύει ανάμεσα στο ημερολόγιό σας, στο Booking.com και στο Airbnb, προς ποια κατεύθυνση και σε πόσο χρόνο.
Δύο τρόποι να «δέσετε» Booking.com και Airbnb
1. Συγχρονισμός ημερολογίου με iCal
Το Airbnb και το Booking.com σας δίνουν έναν σύνδεσμο ημερολογίου (iCal). Τον αντιγράφετε στο άλλο κανάλι και τα δύο ανταλλάσσουν τις κλεισμένες ημερομηνίες. Είναι δωρεάν και στήνεται σε πέντε λεπτά.
Έχει όμως δύο όρια. Πρώτον, μεταφέρει μόνο το «κλειστό ή ανοιχτό». Τιμές, ελάχιστη διαμονή και στοιχεία επισκέπτη δεν περνούν. Δεύτερον, η ενημέρωση δεν είναι άμεση. Σύμφωνα με τη σελίδα βοήθειας της Airbnb, το ημερολόγιο του Airbnb τραβάει τα συνδεδεμένα ημερολόγια αυτόματα κάθε λίγες ώρες. Σε αυτό το διάστημα, το ίδιο δωμάτιο μπορεί να φαίνεται ελεύθερο και στα δύο.
2. Channel manager με απευθείας σύνδεση
Ο channel manager μιλάει με τα κανάλια μέσω της επίσημης σύνδεσής τους, όχι μέσω iCal. Στο Bookmatrix.com αυτό γίνεται μέσω του Channex, του συνεργάτη μας για τη σύνδεση με τα OTA. Εδώ η εικόνα αλλάζει: δεν συγχρονίζονται δύο κανάλια μεταξύ τους, αλλά κάθε κανάλι με ένα κεντρικό ημερολόγιο.
Τι φεύγει από το ημερολόγιο προς τα κανάλια
- Διαθεσιμότητα. Πόσα δωμάτια κάθε τύπου μένουν ελεύθερα κάθε μέρα. Όταν πουληθεί το τελευταίο, η ημερομηνία κλείνει σε όλα τα κανάλια.
- Τιμές. Η τιμή κάθε πακέτου (rate plan) για κάθε μέρα. Αλλάζετε τον Αύγουστο μία φορά, στο ημερολόγιο.
- Περιορισμοί. Ελάχιστη και μέγιστη διαμονή, κλειστό για άφιξη ή αναχώρηση, stop sell.
- Χρονικό εύρος. Τιμές και περιορισμοί στέλνονται έως 500 ημέρες μπροστά.
Τι έρχεται από τα κανάλια στο ημερολόγιο
- Νέες κρατήσεις. Με τον επισκέπτη, τα δωμάτια, τις ημερομηνίες και την τιμή. Δημιουργείται και η καρτέλα επισκέπτη.
- Αλλαγές. Αν ο επισκέπτης αλλάξει ημερομηνίες στο Booking.com, ενημερώνεται η ίδια κράτηση, όχι μια δεύτερη.
- Ακυρώσεις. Η κράτηση ακυρώνεται και το δωμάτιο ανοίγει ξανά σε όλα τα κανάλια.
- Ποσά που βγαίνουν σωστά. Το σύνολο της κράτησης χωρίζεται σε διαμονή, τέλος ανθεκτικότητας και έξτρα, ώστε η κράτηση να βγάζει το ποσό που πλήρωσε ο επισκέπτης.
Με το πλάνο PRO έρχονται και τα μηνύματα των επισκεπτών από τα OTA, μαζί με τα ερωτήματα του Airbnb, καθώς και οι κριτικές. Απαντάτε από το ίδιο inbox, δίπλα στην κράτηση.
Σε πόσο χρόνο;
Κάθε κράτηση, ακύρωση ή αλλαγή τιμής στο ημερολόγιο στέλνεται στα συνδεδεμένα κανάλια μέσα σε δευτερόλεπτα. Ας πάρουμε το σενάριο της αρχής:
- Η οικογένεια κλείνει το δωμάτιο 4 στο Airbnb.
- Η κράτηση έρχεται στο ημερολόγιο του Bookmatrix.com.
- Η διαθεσιμότητα του τύπου δωματίου μειώνεται κατά ένα.
- Το Booking.com, το Expedia και η δική σας μηχανή κρατήσεων παίρνουν τη νέα διαθεσιμότητα, μέσα σε δευτερόλεπτα.
Το ζευγάρι από τη Γερμανία, είκοσι λεπτά μετά, βλέπει το δωμάτιο κλειστό. Περισσότερα για το γιατί συμβαίνει η διπλοκράτηση και πώς σταματά θα βρείτε στο άρθρο «Διπλοκράτηση: γιατί συμβαίνει και πώς σταματάει για πάντα».
Το δίχτυ ασφαλείας: τι γίνεται όταν κάτι δεν φτάσει
Οι συνδέσεις του διαδικτύου κάποιες φορές κόβονται. Γι' αυτό υπάρχουν δύο έλεγχοι στο παρασκήνιο:
- Πλήρης επανασυγχρονισμός κάθε 15 λεπτά. Η διαθεσιμότητα στέλνεται ξανά σε όλα τα κανάλια, ώστε μια ενημέρωση που χάθηκε να διορθωθεί μόνη της.
- Έλεγχος για κρατήσεις που δεν παραλήφθηκαν, κάθε 15 λεπτά. Αν μια κράτηση έμεινε στο Channex και δεν ήρθε στο ημερολόγιο, εισάγεται.
Στο ημερολόγιο υπάρχει μια ένδειξη με τον τελευταίο συγχρονισμό: πράσινη όταν όλα είναι ενημερωμένα, κόκκινη όταν κάτι θέλει έλεγχο.
Πώς συνδέονται Booking.com και Airbnb
Δεν ανοίγετε δικό σας λογαριασμό στο Channex και δεν πληρώνετε ξεχωριστά. Τα δωμάτια και τα πακέτα σας στο Bookmatrix.com δημιουργούνται στο Channex αυτόματα. Μετά:
- Booking.com: στο extranet επιλέγετε τον Channex ως πάροχο σύνδεσης (connectivity provider). Στο Bookmatrix.com βάζετε το Hotel ID, δοκιμάζετε τη σύνδεση και αντιστοιχίζετε κάθε δωμάτιο και τιμή του Booking.com με τα δικά σας.
- Airbnb: σας καθοδηγούμε στα βήματα σύνδεσης του Airbnb και αντιστοιχίζουμε κάθε καταχώριση με το σωστό δωμάτιο.
- Ενεργοποίηση: ανοίγετε το κανάλι και από εκεί και πέρα αγγίζετε μόνο το ημερολόγιο.
Συνήθως όλο αυτό γίνεται μέσα σε 48 ώρες, με εμάς στο τηλέφωνο σε κάθε βήμα. Αν συνδέετε Booking.com και Airbnb, μην αφήσετε ενεργό τον παλιό συγχρονισμό με iCal ανάμεσά τους: ένα σημείο πρέπει να κρατά τη διαθεσιμότητα.
Και τα υπόλοιπα κανάλια;
Η ίδια λογική ισχύει για Expedia, Agoda, Vrbo, Hotelbeds και τα υπόλοιπα. Το Channex αναφέρει 75 κανάλια OTA και 544 συνδέσεις συνολικά (channex.io/integrations). Αν αναρωτιέστε αν αξίζει channel manager όταν έχετε μόνο δύο κανάλια, διαβάστε το γιατί κάθε ξενοδοχείο χρειάζεται channel manager.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο γρήγορα κλείνει το Booking.com όταν μπει κράτηση στο Airbnb;
Μέσα σε δευτερόλεπτα από τη στιγμή που η κράτηση φτάσει στο ημερολόγιο. Ως δίχτυ ασφαλείας, η διαθεσιμότητα ξαναστέλνεται σε όλα τα κανάλια κάθε 15 λεπτά.
Συγχρονίζονται και οι τιμές ή μόνο οι ημερομηνίες;
Και οι τιμές, ανά πακέτο και ανά μέρα, μαζί με την ελάχιστη διαμονή, το κλειστό για άφιξη ή αναχώρηση και το stop sell. Με iCal περνούν μόνο οι κλεισμένες ημερομηνίες.
Μπορώ να έχω διαφορετική τιμή στο Airbnb και στο Booking.com;
Ναι. Μία λίστα τιμών μπορεί να καλύπτει όλα τα κανάλια ή μπορείτε να ορίσετε διαφορετικό πακέτο και περιορισμούς ανά κανάλι.
Έρχονται τα μηνύματα του Airbnb στο Bookmatrix.com;
Ναι, με το Bookmatrix.com PRO. Διαθεσιμότητα, τιμές και κρατήσεις συγχρονίζονται σε κάθε πλάνο.
Θέλετε Booking.com και Airbnb στο ίδιο ημερολόγιο; Δοκιμάστε το δωρεάν demo 14 ημερών με τα δικά σας δωμάτια στο bookmatrix.com/demo. Ή πείτε μας σε ποια κανάλια πουλάτε στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Μπορείτε και να μας καλέσετε στο +30 2351 151525.