Πρόγραμμα καθαριότητας για ενοικιαζόμενα: ένα πρότυπο

Είναι Αύγουστος, Σάββατο. Τρία δωμάτια αδειάζουν στις 11:00. Στις 14:00 έρχονται δύο νέοι επισκέπτες και ο ένας έχει ήδη γράψει ότι θα φτάσει νωρίτερα. Η καθαρίστρια είναι μία, ξεκινά στις 10:00 και ρωτά το ίδιο πράγμα κάθε πρωί: «Από ποιο να αρχίσω;»

Αν η απάντηση είναι «από όποιο αδειάσει πρώτο», κάποια μέρα ο επισκέπτης των 14:00 θα περιμένει στην αυλή με τις βαλίτσες. Ένα πρόγραμμα καθαριότητας δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Χρειάζεται μια σταθερή σειρά, που την ξέρουν όλοι, και μια λίστα που φτιάχνεται κάθε πρωί από τις κρατήσεις και όχι από μνήμης.

Παρακάτω είναι ένα πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε χαρτί ή σε κινητό. Στο τέλος δείχνουμε πώς βγαίνει μόνο του στην εφαρμογή καθαριότητας του Bookmatrix.com.

Πρώτα, οι τέσσερις τύποι δωματίου της ημέρας

Κάθε πρωί, κάθε δωμάτιο ανήκει σε μία από τέσσερις κατηγορίες. Η σειρά καθαρίσματος βγαίνει από αυτές.

• Αναχώρηση με άφιξη την ίδια μέρα. Ο επισκέπτης φεύγει, ο επόμενος έρχεται σήμερα. Πλήρες καθάρισμα, αλλαγή όλων των λευκών ειδών, έλεγχος. Αυτά είναι τα δωμάτια που δεν περιμένουν.
• Αναχώρηση χωρίς άφιξη σήμερα. Πλήρες καθάρισμα, αλλά μπορεί να γίνει αργότερα μέσα στη μέρα.
• Διαμονή σε εξέλιξη (stay-over). Ο επισκέπτης μένει. Συνήθως ελαφρύ συμμάζεμα: σκουπίδια, πετσέτες αν ζητηθούν, αναλώσιμα. Σε μεγαλύτερες διαμονές, αλλαγή σεντονιών κάθε λίγες μέρες.
• Κενό δωμάτιο. Ένας γρήγορος έλεγχος: σκόνη, αέρας, νερό στις βρύσες. Τελευταίο στη λίστα.

Η σειρά: ποιο δωμάτιο καθαρίζεται πρώτο

1. Αναχωρήσεις με άφιξη σήμερα, με βάση την ώρα άφιξης. Αν ο επισκέπτης του 4 φτάνει στις 13:00 και του 7 στις 17:00, το 4 προηγείται, ακόμα κι αν το 7 άδειασε νωρίτερα.
2. Υπόλοιπες αναχωρήσεις. Με τη σειρά που αδειάζουν.
3. Stay-overs. Όταν ο επισκέπτης έχει βγει από το δωμάτιο. Μην χτυπάτε πόρτα στις 10:00 σε κάποιον που κάνει διακοπές.
4. Κενά δωμάτια και κοινόχρηστοι χώροι. Ό,τι περισσεύει από χρόνο.

Ένας κανόνας ακόμα: ένα δωμάτιο που έγινε καθαρό δεν είναι έτοιμο μέχρι να το δει κάποιος. Αν έχετε δεύτερο άτομο ή περνάτε εσείς, ο έλεγχος γίνεται πριν την ώρα check-in, όχι όταν ο επισκέπτης είναι ήδη μέσα.

Το πρότυπο: μια μέρα με αλλαγές

Ας πούμε 8 δωμάτια, check-out στις 11:00, check-in από τις 14:00, μία καθαρίστρια από τις 10:00. Οι χρόνοι παρακάτω είναι παράδειγμα. Βάλτε τους δικούς σας: χρονομετρήστε δύο ή τρία δωμάτια μια κανονική μέρα και θα ξέρετε.

1. 10:00 έως 10:30, κοινόχρηστοι χώροι και καρότσι. Είσοδος, σκάλες, καθαρά λευκά είδη στο καρότσι για όσα δωμάτια έχουν αναχώρηση.
2. 10:30 έως 11:00, stay-overs που έχουν ήδη βγει. Γρήγορο συμμάζεμα όσο περιμένετε να αδειάσουν τα άλλα.
3. 11:00 έως 11:50, δωμάτιο 4. Αναχώρηση, άφιξη στις 13:00. Πλήρες καθάρισμα.
4. 11:50 έως 12:40, δωμάτιο 2. Αναχώρηση, άφιξη στις 15:00.
5. 12:40 έως 13:00, έλεγχος των 4 και 2. Από εσάς ή από όποιον κάνει τον έλεγχο.
6. 13:00 έως 13:50, δωμάτιο 7. Αναχώρηση χωρίς άφιξη σήμερα.
7. 13:50 έως 14:30, υπόλοιπα stay-overs και κενά δωμάτια. Αλλαγή σεντονιών όπου έχει έρθει η σειρά.

Για κάθε γραμμή χρειάζεστε πέντε στοιχεία: ώρα, δωμάτιο, τύπος (αναχώρηση, stay-over, κενό), ώρα επόμενης άφιξης, ποιος το καθαρίζει. Αν το κρατάτε σε χαρτί, ένα φύλλο Α4 με αυτές τις πέντε στήλες αρκεί. Το ζητούμενο είναι να γράφεται κάθε πρωί από τις κρατήσεις της ημέρας, όχι από τη μνήμη.

Με δύο ή περισσότερα άτομα

Όταν έχετε δύο καθαρίστριες, μη μοιράζετε τα δωμάτια «μισά μισά». Μοιράστε τα έτσι ώστε τα δωμάτια με άφιξη σήμερα να μοιράζονται και στα δύο άτομα. Αλλιώς η μία έχει όλη την πίεση και η άλλη τελειώνει νωρίς. Καλό είναι επίσης κάθε άτομο να έχει δωμάτια στον ίδιο όροφο ή στο ίδιο κτίριο, για να μη χάνεται χρόνος στις σκάλες.

Τρία λάθη που χαλάνε το πρόγραμμα

• Λίστα από χθες το βράδυ. Μια ακύρωση ή μια κράτηση της τελευταίας στιγμής αλλάζει τη σειρά. Η λίστα φτιάχνεται το πρωί.
• Τηλέφωνα για το «είναι έτοιμο το 4;». Αν η καθαρίστρια πρέπει να απαντά στο κινητό κάθε μισή ώρα, χάνει τον ρυθμό της. Η κατάσταση του δωματίου πρέπει να φαίνεται χωρίς τηλέφωνο.
• Καμία σημείωση για τα ιδιαίτερα. Βρεφικό κρεβάτι, έξτρα κουβέρτα, επισκέπτης με αλλεργία. Αν δεν είναι γραμμένο δίπλα στο δωμάτιο, θα ξεχαστεί.

Πώς βγαίνει το πρόγραμμα μόνο του στο Bookmatrix.com

Το πρότυπο πάνω δουλεύει και σε χαρτί. Το πρόβλημα του χαρτιού είναι ότι κάποιος πρέπει να το γράφει κάθε πρωί. Στο Bookmatrix.com η λίστα έρχεται από το ημερολόγιο κρατήσεων:

• Κάθε δωμάτιο έχει τον τύπο του. Η καθαρίστρια ανοίγει την εφαρμογή στο κινητό με το προσωπικό της PIN και βλέπει τα δωμάτια που της έχουν ανατεθεί: αναχώρηση, stay-over ή κενό.
• Οι αναχωρήσεις γίνονται «βρώμικες» μόνες τους. Όταν ο επισκέπτης κάνει check-out, το δωμάτιο περνά στη λίστα χωρίς να το γράψει κανείς.
• Τέσσερις καταστάσεις. Βρώμικο, σε εξέλιξη, καθαρό, ελεγμένο. Η ρεσεψιόν ή εσείς βλέπετε ζωντανά ποιο δωμάτιο είναι έτοιμο για την επόμενη άφιξη, χωρίς τηλέφωνο.
• Ανάθεση και σημειώσεις. Μοιράζετε τα δωμάτια ανά άτομο και γράφετε σημείωση εκεί που χρειάζεται, π.χ. «βρεφικό κρεβάτι».
• Ημερήσιο φύλλο για εκτύπωση. Αν η ομάδα σας προτιμά χαρτί, τυπώνετε το φύλλο της ημέρας: δωμάτιο, άφιξη, αναχώρηση και τύπος εργασίας (γενικό καθάρισμα, αλλαγή λευκών ειδών, απλό συμμάζεμα).
• Χρόνος ανά δωμάτιο. Καταγράφεται πόσο κράτησε κάθε δωμάτιο και ποιος το καθάρισε. Έτσι οι χρόνοι του προτύπου σας γίνονται πραγματικοί μετά από λίγες εβδομάδες.

Με έναν αυτοματισμό μπορείτε να ορίσετε η εργασία καθαρισμού να δημιουργείται και να ανατίθεται σε κάθε αναχώρηση, χωρίς να την περνάει κανείς με το χέρι. Για το πώς δουλεύει η εφαρμογή από την πλευρά της καθαρίστριας, δείτε το άρθρο «Η καθαρίστρια δεν έχει email. Έχει PIN.».

Μια μικρή ρουτίνα για να κρατήσει

1. Κάθε πρωί, πριν έρθει η ομάδα, κοιτάτε τις αφίξεις της ημέρας και τις ώρες τους.
2. Ανεβάζετε στη λίστα τα δωμάτια με νωρίς άφιξη.
3. Γράφετε τις σημειώσεις για τα ιδιαίτερα.
4. Στις 13:00 κοιτάτε ποια δωμάτια είναι «καθαρό» και ποια «ελεγμένο».
5. Στο τέλος της εβδομάδας συγκρίνετε τους χρόνους με αυτούς που είχατε υπολογίσει.

Πέντε λεπτά το πρωί και ένας σταθερός κανόνας σειράς είναι συνήθως αρκετά για να μη στέκεται κανείς επισκέπτης στην αυλή.

Θέλετε το πρόγραμμα καθαριότητας να βγαίνει μόνο του από τις κρατήσεις; Δοκιμάστε το Bookmatrix.com δωρεάν για 14 ημέρες, με τα δικά σας δωμάτια και χωρίς κάρτα, στο bookmatrix.com/demo. Ή αφήστε τα στοιχεία σας στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Μπορείτε και να μας πάρετε τηλέφωνο στο +30 2351 151525.