Λεμεσός, αρχές Μαρτίου. Το ξενοδοχείο ανοίγει σε έξι εβδομάδες. Στο γραφείο υπάρχει ένα Excel με τις κρατήσεις, ένα τετράδιο για τα τηλέφωνα, το extranet του Booking.com ανοιχτό σε μία καρτέλα και του Airbnb σε άλλη. Το POS της JCC είναι στη ρεσεψιόν, αλλά οι προκαταβολές πληρώνονται με έμβασμα, όταν πληρώνονται.
Ένα ξενοδοχείο στην Κύπρο έχει άλλη τράπεζα πληρωμών και άλλο φορολογικό πλαίσιο από ένα ελληνικό. Τα κανάλια κρατήσεων όμως είναι τα ίδια, και η δουλειά της ρεσεψιόν επίσης. Παρακάτω είναι μια λίστα με όσα χρειάζεται να καλύπτει ένα πρόγραμμα κρατήσεων για ξενοδοχείο ή ενοικιαζόμενα στην Κύπρο. Χρησιμοποιήστε την για να ελέγξετε όποιο σύστημα εξετάζετε, και το δικό μας.
1. Πληρωμές με κάρτα μέσω JCC
Στην Κύπρο πολλές επιχειρήσεις έχουν ήδη σύμβαση με την JCC. Ένα πρόγραμμα κρατήσεων πρέπει να δουλεύει με αυτή τη σύμβαση και να μη σας στέλνει σε καινούργιο πάροχο. Ελέγξτε:
- ότι ο επισκέπτης πληρώνει την προκαταβολή με κάρτα στη σελίδα της JCC, με 3-D Secure,
- ότι μπορείτε να στείλετε σύνδεσμο πληρωμής για οποιαδήποτε κράτηση, και σύνδεσμο για το υπόλοιπο,
- ότι η πληρωμή γράφεται στην κράτηση μόνο όταν επιβεβαιωθεί από την JCC,
- ότι τα χρήματα πάνε απευθείας στον δικό σας λογαριασμό.
Στο Bookmatrix.com αυτά τα κάνει η σύνδεση με την JCC, με τον δικό σας χρήστη API. Δέχεται ευρώ, δολάρια ΗΠΑ και λίρες Αγγλίας, και η σελίδα πληρωμής ανοίγει στη γλώσσα του επισκέπτη. Περιλαμβάνεται σε κάθε πλάνο. Αν θέλετε και δεύτερο πάροχο, μπορείτε να έχετε ενεργό και το Stripe και ο επισκέπτης διαλέγει.
2. Ένα ημερολόγιο για όλα τα δωμάτια
Η βάση κάθε συστήματος. Όλες οι κρατήσεις, από κάθε κανάλι, σε ένα ημερολόγιο, με κάρτα επισκέπτη, υπόλοιπο και πληρωμές. Ελέγξτε ότι μετακινείτε μια διαμονή με ένα σύρσιμο, ότι δουλεύει στο κινητό και ότι βγάζει αναφορές πληρότητας και εσόδων ανά κανάλι. Αυτά τα κάνει το πρόγραμμα διαχείρισης (PMS) του Bookmatrix.com, σε υπολογιστή, tablet και κινητό.
3. Channel manager με τα κανάλια που πουλάτε
Οι επισκέπτες της Κύπρου κλείνουν από τις ίδιες πλατφόρμες με της Ελλάδας: Booking.com, Airbnb, Expedia και άλλες. Ένα δωμάτιο που πουλήθηκε στο ένα κανάλι πρέπει να κλείνει σε όλα, μέσα σε δευτερόλεπτα. Ο channel manager του Bookmatrix.com συνδέεται μέσω Channex, που δίνει πρόσβαση σε 75 κανάλια OTA (544 συνδέσεις συνολικά, σύμφωνα με τη λίστα του Channex). Τιμές, ελάχιστη διαμονή και κλειστές ημερομηνίες ορίζονται μία φορά και φεύγουν παντού. Για το γιατί έχει σημασία, διαβάστε γιατί κάθε ξενοδοχείο χρειάζεται channel manager.
4. Μηχανή κρατήσεων χωρίς προμήθεια
Κάθε κράτηση από το site σας γλιτώνει την προμήθεια της πλατφόρμας. Ελέγξτε ότι η μηχανή κρατήσεων διαβάζει το ίδιο ημερολόγιο με τα κανάλια, ότι είναι φτιαγμένη για κινητό και ότι ζητά προκαταβολή σύμφωνα με την πολιτική ακύρωσής σας. Στο Bookmatrix.com η μηχανή κρατήσεων περιλαμβάνεται σε κάθε πλάνο, χωρίς χρέωση ανά κράτηση, και έχει δική της διεύθυνση, ακόμη κι αν δεν έχετε site.
5. Επιβεβαιώσεις και μηνύματα που φεύγουν μόνα τους
Ο επισκέπτης πρέπει να παίρνει επιβεβαίωση αμέσως, απόδειξη πληρωμής μετά την πληρωμή, και οδηγίες πριν την άφιξη. Ελέγξτε ότι τα email αυτά στέλνονται χωρίς να τα θυμάται κάποιος. Στο Bookmatrix.com η επιβεβαίωση φεύγει μόλις μπει η κράτηση, η απόδειξη της πληρωμής JCC φεύγει με email, και οι αυτοματισμοί στέλνουν προγραμματισμένα μηνύματα.
6. Καθαριότητα και check-in χωρίς αναμονή
Δύο σημεία που κοστίζουν ώρες το καλοκαίρι. Πρώτον, η ομάδα καθαριότητας πρέπει να βλέπει στο κινητό ποια δωμάτια αδειάζουν σήμερα. Δεύτερον, αν έχετε έξυπνες κλειδαριές, ο κωδικός κάθε επισκέπτη πρέπει να μπαίνει μόνος του. Το Bookmatrix.com έχει εφαρμογή housekeeping για κινητό και σύνδεση με κλειδαριές TTLock. Στην Ελλάδα, η Eos στη Σκιάθο και το U boutique Experience στην Αλεξανδρούπολη έδωσαν αυτόματα PIN σε 30 και 249 κρατήσεις αντίστοιχα από τον Μάιο του 2026.
7. Παραστατικά και φορολογικά: ρωτήστε τι κάνει το σύστημα στη χώρα σας
Εδώ η Κύπρος διαφέρει. Πολλά ελληνικά συστήματα, και το Bookmatrix.com, έχουν λειτουργίες φτιαγμένες για τις ελληνικές αρχές: αποστολή παραστατικών στο myDATA, Μητρώο Βραχυχρόνιας Μίσθωσης της ΑΑΔΕ, τέλος ανθεκτικότητας. Αυτές αφορούν καταλύματα στην Ελλάδα. Για ένα κατάλυμα στην Κύπρο, ρωτήστε τον λογιστή σας ποια παραστατικά και ποιες δηλώσεις χρειάζεστε, και ελέγξτε με κάθε πάροχο τι ακριβώς καλύπτει για την Κύπρο. Ένα σύστημα που λέει «όλα έτοιμα» χωρίς να ρωτήσει πού βρίσκεστε δεν σας έχει καταλάβει.
8. Μεταφορά δεδομένων και στήσιμο
Αν αλλάζετε σύστημα, οι μελλοντικές κρατήσεις πρέπει να είναι στο νέο ημερολόγιο από την πρώτη μέρα. Ρωτήστε ποιος κάνει τη μεταφορά και πόσο κρατά. Στο Bookmatrix.com μεταφέρουμε εμείς τις μελλοντικές κρατήσεις από το τωρινό σας PMS, από ένα υπολογιστικό φύλλο ή από τα extranet των OTA, πριν ξεκινήσετε. Πώς γίνεται στην πράξη, το περιγράφουμε στο στήσιμο σε 48 ώρες.
9. Υποστήριξη στη γλώσσα σας
Όταν κάτι κολλήσει τον Αύγουστο, θέλετε άνθρωπο στο τηλέφωνο, όχι φόρμα. Στο Bookmatrix.com η τηλεφωνική υποστήριξη γίνεται στα ελληνικά.
10. Τιμή που ξέρετε από πριν
Ζητήστε ετήσια τιμή, γραμμένη, με όσα περιλαμβάνει. Στο Bookmatrix.com το PMS, ο channel manager, η μηχανή κρατήσεων και η σύνδεση JCC είναι μέσα σε κάθε πλάνο. Τα πλάνα για ξενοδοχεία ξεκινούν από 810 € τον χρόνο και για ενοικιαζόμενα από 180 € τον χρόνο για το πρώτο κατάλυμα. Όλες οι λεπτομέρειες είναι στη σελίδα τιμών.
Η λίστα σε μία ματιά
- Πληρωμές με κάρτα μέσω της δικής σας σύμβασης JCC
- Ένα ημερολόγιο για όλες τις κρατήσεις, και στο κινητό
- Channel manager για Booking.com, Airbnb, Expedia και τα υπόλοιπα κανάλια σας
- Μηχανή κρατήσεων χωρίς προμήθεια
- Αυτόματες επιβεβαιώσεις και αποδείξεις πληρωμής
- Housekeeping στο κινητό και, αν θέλετε, έξυπνες κλειδαριές
- Σαφής απάντηση για παραστατικά και φορολογικά στην Κύπρο
- Μεταφορά κρατήσεων από εκείνους, όχι από εσάς
- Υποστήριξη στα ελληνικά
- Γραπτή ετήσια τιμή
Ετοιμάζετε τη σεζόν σε κατάλυμα στην Κύπρο; Δοκιμάστε το Bookmatrix.com με δωρεάν demo 14 ημερών, ή αφήστε μας το τηλέφωνό σας στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Ή καλέστε μας στο +30 2351 151525.