Η πρώτη κράτηση της σεζόν είναι σε τριάντα μέρες. Το κατάλυμα είναι κλειστό από τον Οκτώβριο. Τα στρώματα είναι σκεπασμένα, το νερό στο μπόιλερ κλειστό, και κάπου σε ένα συρτάρι υπάρχει η λίστα με όσα χάλασαν πέρσι και «θα τα φτιάξουμε τον χειμώνα».
Τριάντα μέρες αρκούν, αν η δουλειά μοιραστεί σε εβδομάδες. Αυτή είναι η λίστα που προτείνουμε, από το προσωπικό μέχρι την τελευταία δοκιμή την παραμονή της πρώτης άφιξης. Προσαρμόστε την στο μέγεθός σας: ένα κατάλυμα με πέντε δωμάτια θα περάσει κάποια σημεία σε μισή ώρα.
Ημέρες 30 έως 22: προσωπικό, τιμές, κανάλια
Προσωπικό
- Ποιος έρχεται και πότε. Κλείστε τις ημερομηνίες έναρξης για καμαριέρες, ρεσεψιόν και συντήρηση. Το πρώτο κύμα χρειάζεται πριν τον γενικό καθαρισμό, όχι μετά.
- Τα τυπικά της πρόσληψης. Συμβάσεις, αναγγελίες στο ΕΡΓΑΝΗ και ψηφιακή κάρτα εργασίας τα κάνετε εσείς ή ο λογιστής σας. Μιλήστε του τώρα, όχι την προηγούμενη μέρα, για να ξέρετε τι χρειάζεται πριν την πρώτη μέρα εργασίας του καθενός.
- Πρόσβαση στις εφαρμογές. Στην εφαρμογή housekeeping κάθε καμαριέρα μπαίνει με προσωπικό PIN, χωρίς email. Φτιάξτε PIN για τις νέες, απενεργοποιήστε όσες δεν επιστρέφουν, και ορίστε ποια δωμάτια καθαρίζει συνήθως η καθεμία.
Τιμές και διαθεσιμότητα
- Ελέγξτε ότι οι τιμές του 2027 είναι φορτωμένες για όλη τη σεζόν, με τις ελάχιστες διαμονές και τις πολιτικές ακύρωσης.
- Βεβαιωθείτε ότι οι ημερομηνίες πριν το άνοιγμα είναι κλειστές και ότι η διαθεσιμότητα ανοίγει ακριβώς από την πρώτη μέρα λειτουργίας.
- Ανοίξτε το Booking.com, το Airbnb και τη δική σας ιστοσελίδα και ψάξτε το κατάλυμα για την πρώτη εβδομάδα. Οι τιμές και οι περιορισμοί που βλέπετε είναι αυτοί που ορίσατε;
Ημέρες 21 έως 15: συντήρηση και κλειδαριές
- Γύρος δωμάτιο-δωμάτιο με τον τεχνικό: κλιματιστικά, βρύσες, καζανάκια, λάμπες, τηλεοράσεις, σήτες. Κάθε βλάβη γράφεται ως ticket στο δωμάτιό της, με φωτογραφία και υπεύθυνο. Έτσι βλέπετε τι έκλεισε και τι περιμένει, χωρίς χαρτάκια.
- Νερό και ζεστό νερό. Άνοιγμα, έλεγχος πίεσης, ηλιακός ή μπόιλερ σε κάθε δωμάτιο.
- Wi-Fi. Τα router χειμώνιασαν κι αυτά. Ελέγξτε σήμα σε κάθε δωμάτιο. Αν αλλάξετε κωδικό, σημειώστε τον: θα χρειαστεί στη δεύτερη εβδομάδα.
- Έξυπνες κλειδαριές. Αλλάξτε μπαταρίες σε όλες, όχι μόνο σε όσες δείχνουν χαμηλή στάθμη. Βεβαιωθείτε ότι το gateway είναι online και κοντά στις κλειδαριές. Δοκιμάστε κάθε πόρτα με έναν κωδικό προσωπικού με ώρα λήξης, από τη σελίδα Έξυπνες Κλειδαριές. Αν ο κωδικός φτάνει και η πόρτα ανοίγει, θα φτάσει και το PIN του πρώτου επισκέπτη.
Ημέρες 14 έως 8: καθαριότητα και κείμενα
Γενικός καθαρισμός
- Μοιράστε τα δωμάτια στις καμαριέρες από την εφαρμογή, με σημείωση για τον γενικό καθαρισμό: κουρτίνες, στρώματα, ντουλάπες, μπαλκόνια.
- Αν πέρσι χρησιμοποιούσατε την εφαρμογή, κοιτάξτε πόση ώρα πήρε κατά μέσο όρο κάθε δωμάτιο στις αναχωρήσεις. Με αυτό το νούμερο υπολογίζετε πόσα άτομα χρειάζεστε στις μέρες με πολλές αναχωρήσεις. Αναλυτικά για την εφαρμογή, στο άρθρο Η καθαρίστρια δεν έχει email. Έχει PIN.
- Απογραφή: σεντόνια, πετσέτες, αναλώσιμα μπάνιου, χαρτικά, απορρυπαντικά. Παραγγελία τώρα, όχι όταν τελειώσουν τον Ιούλιο.
Τα κείμενα που διαβάζει ο επισκέπτης
- Email πριν την άφιξη. Ώρες check-in και check-out, οδηγίες, πάρκινγκ. Άλλαξε κάτι από πέρσι; Νέο πρωινό, νέα είσοδος, έργα στον δρόμο;
- Ψηφιακή κάρτα. Νέος κωδικός Wi-Fi, νέες ώρες, νέες φωτογραφίες. Μία αλλαγή στην κάρτα ενημερώνει αμέσως τη σελίδα που ανοίγει ο επισκέπτης από το QR.
- Email με τον κωδικό της πόρτας. Αν έχετε έξυπνες κλειδαριές, διαβάστε το πρότυπο ξανά. Οι οδηγίες για την είσοδο είναι σωστές;
Ημέρες 7 έως 1: δοκιμή και ομάδα
- Δοκιμαστική κράτηση. Κάντε μια κράτηση στη δική σας μηχανή κρατήσεων για ένα από τα πρώτα βράδια. Ήρθε η επιβεβαίωση; Εμφανίστηκε στο ημερολόγιο; Έκλεισε η διαθεσιμότητα στα κανάλια; Αν έχετε κλειδαριές, πήρε PIN; Μετά ακυρώστε τη και ελέγξτε ότι όλα άνοιξαν ξανά και το PIN σβήστηκε.
- Μια μέρα με την ομάδα. Μισή ώρα με τη ρεσεψιόν πάνω στο ημερολόγιο και στο inbox. Μισή ώρα με τις καμαριέρες στην εφαρμογή: ένα δωμάτιο γίνεται «βρώμικο», η καμαριέρα το καθαρίζει και πατά «καθαρό», η ρεσεψιόν το βλέπει έτοιμο.
- Το inbox. Απαντήστε σε όσα μηνύματα μαζεύτηκαν τον χειμώνα. Πολλοί επισκέπτες ρωτούν πριν κλείσουν.
- Η παραμονή. Λίστα αφίξεων της πρώτης μέρας, δωμάτια σε κατάσταση «ελεγμένο», κλειδιά ή κωδικοί έτοιμοι, και ένα τηλέφωνο που απαντά.
Η σύντομη εκδοχή
- Ημέρα 30: προσωπικό, λογιστής, PIN στην εφαρμογή καθαριότητας.
- Ημέρα 25: τιμές 2027, ημερομηνία ανοίγματος, έλεγχος στα κανάλια.
- Ημέρα 20: γύρος συντήρησης με tickets, νερό, Wi-Fi.
- Ημέρα 15: μπαταρίες και gateway στις κλειδαριές, δοκιμή κάθε πόρτας.
- Ημέρα 12: γενικός καθαρισμός, απογραφή, παραγγελίες.
- Ημέρα 8: email, ψηφιακή κάρτα, πρότυπο κωδικού πόρτας.
- Ημέρα 5: δοκιμαστική κράτηση και ακύρωση.
- Ημέρα 2: εκπαίδευση ομάδας, inbox.
- Ημέρα 1: αφίξεις, δωμάτια ελεγμένα.
Συχνές ερωτήσεις
Πότε να ανοίξω τις κρατήσεις για τη νέα σεζόν;
Όσο νωρίτερα έχετε τιμές και πολιτικές. Η διαθεσιμότητα μπορεί να είναι ανοιχτή μήνες πριν το άνοιγμα, αρκεί οι μέρες πριν την πρώτη μέρα λειτουργίας να είναι κλειστές.
Χρειάζεται να ξαναστήσω τις κλειδαριές κάθε χρονιά;
Όχι. Η σύνδεση με το TTLock και η αντιστοίχιση κλειδαριάς και δωματίου μένουν. Χρειάζονται μπαταρίες, gateway online και μια δοκιμή.
Το Bookmatrix.com κάνει τις αναγγελίες στο ΕΡΓΑΝΗ;
Όχι. Τις αναγγελίες προσωπικού και την ψηφιακή κάρτα εργασίας τις χειρίζεστε εσείς ή ο λογιστής σας.
Ανοίγετε φέτος με νέο σύστημα; Ξεκινήστε το δωρεάν demo 14 ημερών με τα δικά σας δωμάτια στο bookmatrix.com/demo, χωρίς κάρτα. Ή αφήστε τα στοιχεία σας στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Μπορείτε και να μας πάρετε τηλέφωνο στο +30 2351 151525.