Έφυγε ο τελευταίος επισκέπτης. Τα σεντόνια είναι στο πλυντήριο, η καθαρίστρια πήρε την τελευταία της πληρωμή και το κατάλυμα είναι ήσυχο για πρώτη φορά από τον Μάιο. Το πιο εύκολο είναι να κλειδώσετε και να το ξανασκεφτείτε τον Μάρτιο.
Μερικά πράγματα όμως γίνονται πολύ πιο εύκολα τώρα, που η σεζόν είναι φρέσκια στο μυαλό σας. Άλλα, αν δεν γίνουν τώρα, θα σας βρουν τον Φεβρουάριο με μια κράτηση που δεν έπρεπε να έρθει ή ένα παραστατικό που λείπει. Η λίστα που ακολουθεί έχει 12 σημεία. Τα περισσότερα γίνονται από το PMS του Bookmatrix.com σε λίγα λεπτά το καθένα, και τα υπόλοιπα με ένα χαρτί και ένα στυλό.
Κρατήσεις και ημερολόγιο
1. Κλείστε τις ημερομηνίες του χειμώνα
Αν δεν δέχεστε επισκέπτες από τον Νοέμβριο ως τον Απρίλιο, κλείστε αυτές τις ημερομηνίες στο ημερολόγιο. Με το Bookmatrix.com ο περιορισμός πηγαίνει σε όλα τα κανάλια μαζί, Booking.com, Airbnb, Expedia και τη δική σας ιστοσελίδα. Δεν χρειάζεται να μπείτε σε κάθε extranet χωριστά. Αν δέχεστε κρατήσεις μόνο για κάποιες μέρες, π.χ. τα Χριστούγεννα, αφήστε ανοιχτές μόνο αυτές.
2. Ανοίξτε το 2027
Πολλοί επισκέπτες κλείνουν το καλοκαίρι τους από τον χειμώνα. Αν το ημερολόγιό σας δεν έχει τιμές για το 2027, δεν μπορούν. Ορίστε τις σεζόν, τις τιμές, την ελάχιστη διαμονή και τις πολιτικές ακύρωσης για την επόμενη χρονιά. Μπαίνουν μία φορά και πηγαίνουν σε όλα τα κανάλια.
3. Ελέγξτε τις κρατήσεις που έχετε ήδη για το 2027
Αν έχουν ήδη έρθει κρατήσεις για την επόμενη σεζόν, ανοίξτε τες μία μία. Σωστές ημερομηνίες, σωστό δωμάτιο, σωστή τιμή, προκαταβολή αν υπάρχει. Ένα λάθος που βρίσκετε τον Νοέμβριο είναι ένα email. Το ίδιο λάθος τον Ιούλιο είναι ένας θυμωμένος επισκέπτης.
Παραστατικά και λογαριασμοί
4. Κάθε διαμονή έχει το παραστατικό της
Περάστε τις κρατήσεις της σεζόν και βεβαιωθείτε ότι κάθε διαμονή που πληρώθηκε έχει απόδειξη ή τιμολόγιο και ότι όλα έχουν σταλεί στο myDATA. Στο Bookmatrix.com τα παραστατικά βγαίνουν από την κράτηση και στέλνονται στην ΑΑΔΕ με την έκδοση. Αν βρείτε λάθος, ακυρώνεται ή διορθώνεται με πιστωτικό από την ίδια οθόνη.
5. Τέλος ανθεκτικότητας
Ελέγξτε ότι το τέλος ανθεκτικότητας στην κλιματική κρίση έχει υπολογιστεί και εκδοθεί για κάθε διαμονή. Στο Bookmatrix.com υπολογίζεται ανά διανυκτέρευση και εκδίδεται ως ξεχωριστό παραστατικό. Για το πώς υπολογίζεται και δηλώνεται, δείτε το άρθρο για το τέλος ανθεκτικότητας.
6. Ανοιχτά υπόλοιπα
Ψάξτε κρατήσεις με υπόλοιπο που δεν έκλεισε: ένα έξτρα κρεβάτι που δεν χρεώθηκε, μια πληρωμή με κάρτα που δεν πέρασε. Κάθε επισκέπτης έχει καρτέλα με διαμονές, υπόλοιπο, πληρωμές και παραστατικά, οπότε φαίνεται γρήγορα τι λείπει. Ό,τι είναι ανοιχτό, κλείστε το τώρα και όχι όταν ο λογιστής ζητήσει τα στοιχεία της χρονιάς. Για δηλώσεις και προθεσμίες, ο λογιστής σας έχει τον τελευταίο λόγο.
Αναφορές της σεζόν
7. Κρατήστε τα νούμερα της χρονιάς
Πληρότητα ανά μήνα, έσοδα ανά κανάλι, αφίξεις και αναχωρήσεις. Βγάλτε τις αναφορές για όλη τη σεζόν και κρατήστε τες. Αν θέλετε τα δεδομένα σε αρχείο, οι κρατήσεις, οι επισκέπτες και τα παραστατικά εξάγονται όποτε θέλετε.
8. Τρεις ερωτήσεις για την επόμενη χρονιά
Με τις αναφορές μπροστά σας: ποιο κανάλι έφερε τις περισσότερες κρατήσεις και ποιο τα περισσότερα έσοδα; Ποιοι μήνες έμειναν άδειοι; Πόσες κρατήσεις ήρθαν απευθείας, χωρίς προμήθεια; Οι απαντήσεις είναι οι τιμές και οι περιορισμοί του σημείου 2. Αν οι απευθείας κρατήσεις ήταν λίγες, δείτε το άρθρο για τις κρατήσεις χωρίς προμήθεια.
Κλειδαριές, προσωπικό και πρόσβαση
9. Έξυπνες κλειδαριές
Αν έχετε κλειδαριές TTLock συνδεδεμένες με το Bookmatrix.com, ανοίξτε τις Έξυπνες Κλειδαριές και πατήστε Συγχρονισμός Τώρα. Δείτε τη μπαταρία κάθε κλειδαριάς και αν φαίνεται «Online μέσω gateway». Ανακαλέστε τους κωδικούς προσωπικού που δεν χρειάζονται πια. Οι κωδικοί των επισκεπτών έχουν ήδη σβηστεί με το check-out. Αποφασίστε αν το gateway μένει στο ρεύμα τον χειμώνα: χωρίς αυτό δεν μπορείτε να στείλετε ή να σβήσετε κωδικούς από απόσταση. Περισσότερα στη σελίδα σύνδεσης TTLock.
10. Το εποχικό προσωπικό
Η καθαρίστρια της σεζόν μπαίνει στην εφαρμογή καθαριότητας με προσωπικό PIN. Τα PIN τα αλλάζετε από τον πίνακα ελέγχου, οπότε κάντε το για όσους δεν θα δουλεύουν τον χειμώνα. Το ίδιο για όποιον είχε λογαριασμό στο σύστημα μόνο για τη σεζόν. Πριν κλείσετε, κοιτάξτε και τον χρόνο ανά δωμάτιο που έχει καταγραφεί: σας λέει πόσα άτομα θα χρειαστείτε τον Ιούλιο.
Επικοινωνία με τους επισκέπτες
11. Τα πρότυπα email για το 2027
Ανοίξτε τα πρότυπα που φεύγουν μόνα τους: επιβεβαίωση κράτησης, οδηγίες άφιξης, αίτημα αξιολόγησης. Άλλαξε κάτι; Νέος κωδικός Wi-Fi, άλλο πάρκινγκ, νέο τηλέφωνο, νέα ώρα check-in. Διορθώστε τα τώρα, σε όλες τις γλώσσες, πριν φύγει το πρώτο email της νέας σεζόν με τα παλιά στοιχεία.
12. Η ιστοσελίδα τον χειμώνα
Η ιστοσελίδα σας δουλεύει όλο τον χειμώνα, ακόμα κι αν εσείς όχι. Βεβαιωθείτε ότι η μηχανή κρατήσεων δείχνει τις τιμές του 2027, ότι οι φωτογραφίες είναι ενημερωμένες και ότι το τηλέφωνο και το email επικοινωνίας είναι αυτά που θα απαντάτε τον Ιανουάριο.
Η λίστα σε μία ματιά
- Κλειστές ημερομηνίες χειμώνα σε όλα τα κανάλια.
- Τιμές, σεζόν και πολιτικές για το 2027.
- Έλεγχος των κρατήσεων του 2027.
- Παραστατικό για κάθε διαμονή, όλα στο myDATA.
- Τέλος ανθεκτικότητας για κάθε διαμονή.
- Ανοιχτά υπόλοιπα.
- Αναφορές της σεζόν.
- Τρεις ερωτήσεις για την επόμενη χρονιά.
- Κλειδαριές: μπαταρίες, gateway, κωδικοί προσωπικού.
- PIN και λογαριασμοί εποχικού προσωπικού.
- Πρότυπα email για το 2027.
- Ιστοσελίδα και μηχανή κρατήσεων.
Δώδεκα σημεία, ένα απόγευμα του Νοεμβρίου. Και τον Μάρτιο ξεκινάτε από εκεί που σταματήσατε, όχι από την αρχή.
Θέλετε να ξεκινήσετε το 2027 με όλα σε ένα σύστημα; Δοκιμάστε το Bookmatrix.com δωρεάν για 14 ημέρες, με τα δικά σας δωμάτια και χωρίς κάρτα, στο bookmatrix.com/demo. Ή αφήστε τα στοιχεία σας στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Μπορείτε και να μας πάρετε τηλέφωνο στο +30 2351 151525.