Αρχές Νοεμβρίου, σε ορεινό ξενώνα με οκτώ δωμάτια. Οι πρώτες κρατήσεις για τις γιορτές έχουν έρθει. Μία για τις 23 Δεκεμβρίου, μία νύχτα. Μία για τις 25, πάλι μία νύχτα. Μία για τις 26 και 27. Στο ημερολόγιο ανοίγουν κενά μίας νύχτας ανάμεσα στις κρατήσεις, που κανείς δεν θα κλείσει, γιατί όποιος ανεβαίνει στο βουνό τα Χριστούγεννα θέλει τρεις ή τέσσερις νύχτες στο ίδιο δωμάτιο.
Αυτό το πρόβλημα λύνεται πριν εμφανιστεί, με τρία εργαλεία: ένα πακέτο γιορτών, ελάχιστη διαμονή στις σωστές ημερομηνίες και προκαταβολή που κρατά την κράτηση σοβαρή. Παρακάτω τα βήματα, όπως τα στήνετε στη μηχανή κρατήσεων του Bookmatrix.com και στα κανάλια.
Βήμα 1: Αποφασίστε ημερομηνίες και περιεχόμενο
Πριν ανοίξετε οποιαδήποτε οθόνη, γράψτε σε ένα χαρτί δύο πράγματα.
- Ποιες νύχτες καλύπτει το πακέτο. Για παράδειγμα 23 έως 27 Δεκεμβρίου για τα Χριστούγεννα και 30 Δεκεμβρίου έως 2 Ιανουαρίου για την Πρωτοχρονιά. Τα Θεοφάνεια μπορεί να είναι τρίτο, μικρότερο πακέτο.
- Τι περιλαμβάνει. Πρωινό σίγουρα. Γιορτινό δείπνο το βράδυ της 24ης ή της 31ης. Ξύλα για το τζάκι, ένα μπουκάλι κρασί στο δωμάτιο, αργό check-out την τελευταία μέρα. Διαλέξτε πράγματα που μπορείτε πραγματικά να δώσετε σε κάθε δωμάτιο, ακόμα και με πλήρη πληρότητα.
Βήμα 2: Ένα ξεχωριστό rate plan για το πακέτο
Το πακέτο είναι ένα rate plan με δικό του όνομα, για παράδειγμα «Χριστούγεννα στο βουνό, 4 νύχτες». Στο Bookmatrix.com ορίζετε:
- Διατροφή: με πρωινό ή ημιδιατροφή.
- Περιλαμβανόμενα extras: το δείπνο, το κρασί, τα ξύλα. Ο επισκέπτης τα βλέπει στη μηχανή κρατήσεων μαζί με την τιμή.
- Διάστημα ισχύος: το πακέτο εμφανίζεται μόνο για τις ημερομηνίες των γιορτών.
- Πολιτική ακύρωσης: η δική του, πιο αυστηρή από του υπόλοιπου χρόνου (δείτε το βήμα 4).
Κρατήστε και το απλό rate plan με πρωινό ανοιχτό, με τους ίδιους περιορισμούς διαμονής. Κάποιοι επισκέπτες δεν θέλουν δείπνο, και είναι καλύτερα να κλείσουν μαζί σας παρά αλλού.
Βήμα 3: Ελάχιστη διαμονή εκεί που χρειάζεται
Η ελάχιστη διαμονή είναι το εργαλείο που κλείνει τα κενά. Το Bookmatrix.com έχει δύο είδη και αξίζει να ξέρετε τη διαφορά:
- Ελάχιστη διαμονή με βάση την άφιξη: ισχύει για κρατήσεις που ξεκινούν εκείνη τη μέρα. Αν βάλετε 3 νύχτες στις 23 Δεκεμβρίου, όποιος φτάνει στις 23 μένει τουλάχιστον 3 νύχτες.
- Ελάχιστη διαμονή για κάθε νύχτα της κράτησης: ισχύει για κάθε κράτηση που περιλαμβάνει εκείνη τη νύχτα, όποτε κι αν φτάνει ο επισκέπτης. Είναι πιο αυστηρή και προστατεύει τις κεντρικές νύχτες, όπως 24 και 25.
Υπάρχουν ακόμα δύο ρυθμίσεις: κλειστό για άφιξη και κλειστό για αναχώρηση. Αν δεν θέλετε αφίξεις ανήμερα τα Χριστούγεννα, κλείνετε την άφιξη στις 25. Αν δεν θέλετε να αδειάσει το δωμάτιο στις 24, κλείνετε την αναχώρηση εκείνη τη μέρα.
Ένα παράδειγμα για οκτώ δωμάτια: ελάχιστη διαμονή 3 νύχτες για αφίξεις 22 έως 24 Δεκεμβρίου, κλειστό για άφιξη στις 25, ελάχιστη διαμονή 2 νύχτες για 26 και 27. Στις αρχές Δεκεμβρίου κοιτάτε το ημερολόγιο. Αν έχουν μείνει κενά δύο νυχτών, χαμηλώνετε την ελάχιστη διαμονή σε αυτές τις ημερομηνίες για να γεμίσουν.
Βήμα 4: Προκαταβολή που κρατά την κράτηση
Στις γιορτές μια ακύρωση την τελευταία εβδομάδα σημαίνει δωμάτιο άδειο, γιατί κανείς δεν κλείνει ορεινό κατάλυμα για Χριστούγεννα στις 20 Δεκεμβρίου. Η πολιτική ακύρωσης του πακέτου πρέπει να το λαμβάνει υπόψη.
Στην πολιτική ακύρωσης ορίζετε την προκαταβολή με έναν από αυτούς τους τρόπους:
- ως αριθμό νυχτών (για παράδειγμα η πρώτη νύχτα),
- ως ποσοστό του συνόλου (για παράδειγμα 30%),
- ως σταθερό ποσό ανά κράτηση ή ανά δωμάτιο.
Ορίζετε επίσης μέχρι πότε η ακύρωση είναι δωρεάν. Ο επισκέπτης βλέπει την πολιτική πριν πληρώσει. Η προκαταβολή πληρώνεται με κάρτα στη μηχανή κρατήσεων, μέσω του παρόχου που έχετε συνδέσει (Stripe, JCC, epay ή άλλος πάροχος), και η πληρωμή καταγράφεται στην κράτηση. Για τηλεφωνικές κρατήσεις στέλνετε email με αίτημα πληρωμής και σύνδεσμο για πληρωμή με κάρτα.
Γράψτε την πολιτική με απλά λόγια στην περιγραφή του πακέτου. «Η προκαταβολή επιστρέφεται αν ακυρώσετε έως τις 1 Δεκεμβρίου» είναι πιο κατανοητό από έναν πίνακα.
Βήμα 5: Τα κανάλια
Η ελάχιστη διαμονή, τα κλειστά για άφιξη και αναχώρηση και οι τιμές πηγαίνουν από το ημερολόγιό σας στο Booking.com, στο Airbnb και στα υπόλοιπα μέσω του channel manager. Τα ορίζετε μία φορά. Αν θέλετε, βάζετε διαφορετικό rate plan και περιορισμούς ανά κανάλι.
Τι περιλαμβάνει το πακέτο (δείπνο, κρασί) το περιγράφετε και στο extranet κάθε καναλιού, γιατί κάθε πλατφόρμα το δείχνει με τον δικό της τρόπο. Πολλοί ιδιοκτήτες κρατούν το πλήρες πακέτο μόνο στη δική τους ιστοσελίδα, χωρίς προμήθεια, και στα κανάλια δίνουν το απλό rate με πρωινό. Για το γιατί μετρά αυτό, δείτε το άρθρο Κρατήσεις από τη δική σας ιστοσελίδα, με μηδέν προμήθεια.
Βήμα 6: Το email πριν την άφιξη
Στο βουνό τον Δεκέμβριο ο επισκέπτης χρειάζεται πληροφορίες που το καλοκαίρι δεν χρειάζεται: αν θέλει αλυσίδες, πού παρκάρει αν χιονίσει, τι ώρα είναι το γιορτινό δείπνο και αν πρέπει να κλείσει τραπέζι. Με το Email Manager γράφετε ένα πρότυπο για τις γιορτές και το ορίζετε να φεύγει μερικές μέρες πριν την άφιξη. Αν θέλετε να πάει μόνο στις κρατήσεις του πακέτου, το στέλνετε από την ίδια την κράτηση: διαλέγετε το πρότυπο και τα στοιχεία του επισκέπτη συμπληρώνονται μόνα τους.
Λίστα για τον Νοέμβριο
- Ημερομηνίες και περιεχόμενο πακέτου, γραμμένα.
- Rate plan πακέτου με extras, διατροφή και διάστημα ισχύος.
- Ελάχιστη διαμονή και κλειστά για άφιξη ή αναχώρηση στις κεντρικές νύχτες.
- Πολιτική ακύρωσης με προκαταβολή και ημερομηνία δωρεάν ακύρωσης.
- Έλεγχος στα κανάλια ότι οι περιορισμοί έφτασαν.
- Email γιορτών πριν την άφιξη.
- Υπενθύμιση στο ημερολόγιο για αρχές Δεκεμβρίου: έλεγχος κενών και χαλάρωση της ελάχιστης διαμονής.
Θέλετε να στήσουμε μαζί το πακέτο των γιορτών; Ξεκινήστε το δωρεάν demo 14 ημερών με τα δικά σας δωμάτια στο bookmatrix.com/demo, χωρίς κάρτα. Ή αφήστε τα στοιχεία σας στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Μπορείτε και να μας πάρετε τηλέφωνο στο +30 2351 151525.